Ich war vor einigen Jahren regelmässig mit der Deutschen Bahn unterwegs. Wer die DB kennt, weiss: Verspätungen gehören dazu, und wer Pech hat, füllt ein Formular aus, um eine Entschädigung zu beantragen. Zwei Seiten, Druckbuchstaben, Felder viel zu klein für den vorgesehenen Inhalt. Irgendwann wurde dieser Prozess «digitalisiert». Was das hiess: Das Formular stand neu als PDF zur Verfügung.
Die Deutsche Bahn ist natürlich ein dankbares schlechtes Beispiel. Jedoch keinesfalls das einzige. Unternehmen haben bei der Digitalisierung selten Prozesse neu gedacht. Sie haben bestehende Abläufe digitalisiert und dabei die eigentliche Chance verpasst: Prozesse komplett neu – und einfacher – zu gestalten.
Bei KI beobachte ich dasselbe Muster, nur mit neuem Label.
Wer KI einführt, ohne Arbeit neu zu denken, digitalisiert das Formular.
Die drei Stufen der KI-Transformation
KI braucht – wie Digitalisierung zuvor – drei Dinge, die aufeinander aufbauen.
Stufe 1 – Fundament: Mitarbeitende müssen KI nutzen können und wollen («AI Fluency»). Tools müssen verfügbar und sicher sein. Das ist der Einstieg – notwendig, aber bei weitem nicht ausreichend. Viele Unternehmen stecken hier fest.
Stufe 2 – Wirkung: Routineaufgaben werden von KI übernommen, Menschen konzentrieren sich auf wertschöpfende, kreative Tätigkeiten. Arbeit wird nicht nur schneller, sondern anders. Das Formular ist kein PDF mehr – es gibt gar kein Formular mehr. Diese Stufe erfordert, dass Prozesse konsequent neu gedacht werden. Punktuell gelingt das einzelnen Teams, selten ganzen Organisationen.
Stufe 3 – Transformation: KI ist nicht mehr Werkzeug, sondern tief verwoben in die Funktionsweise des Unternehmens. Entscheidungen werden dort getroffen, wo das Wissen sitzt. Diese Stufe ist heute vor allem bei KI-nativen Unternehmen und grossen Tech-Konzernen zu beobachten.
Warum funktionale Strukturen bremsen
Stufe 2 und 3 bedingen mehr als Weiterbildungsbudgets. Sie brauchen die Fähigkeit, crossfunktional und interdisziplinär zusammenzuarbeiten – ohne bürokratische Hürden und ohne langsame zentrale Entscheidungsinstanzen. Wer nach wie vor in funktionalen Strukturen und starken Hierarchien organisiert ist, wird jede KI-Initiative auf Stufe 1 festhalten.
Viele Unternehmen bewegen sich aktuell zurück zu genau diesen starken Hierarchien und vermeintlicher Kontrolle. Das Argument ist häufig, dass «agil nicht funktioniert hat». Es wird spannend zu sehen sein, was diese Scheinkontrolle mit all den KI-Initiativen machen wird.
Funktionale Organisationsstrukturen waren nie für komplexe Probleme gebaut – KI macht das schonungslos sichtbar.
Funktionale Strukturen waren für Planbarkeit gebaut. Für Wiederholung. Für Standardisierung. Für eine Welt, in der die Aufgaben bekannt waren und die Lösung vorhersehbar. Software schuf eine andere Welt – KI beschleunigt diese Entwicklung exponentiell.
Ist Ihr Unternehmen für Stufe 2 bereit?
Testen Sie es mit einer einfachen Frage: Eine Mitarbeitende kommt auf Sie zu und sagt – «Diesen Prozess hier braucht es nicht mehr. Mit den bestehenden Mitteln können wir das automatisieren». Wie reagieren Sie?
Das ist Artikel 3 einer Serie zu KI und Organisation. Alle Artikel finden Sie hier.
Ari Byland begleitet Organisationen dabei, Führung und Zusammenarbeit so zu gestalten, dass Entscheidungen dort fallen, wo das Wissen sitzt. Sein Buch «Value Talks – Wirksame Muster für lernende Organisationen» erschien im April 2026